首页威海市公共资源交易中心文登分中心档案管理制度
2026.03.20 16:56:45
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为了进一步提高档案管理水平，实现机关档案管理规范化、制度化、科学化，依据《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合我中心实际，特制定本制度。
第一条 档案文件（含纸质和电子）归档范围包括：
（一）上下级来文来函；
（二）本单位制发形成的各类文件，中心党组会、主任办公会议记录及会议纪要，各类工作会议领导讲话、会议文件等；
（三）人事档案、业务档案等；
（四）人民来信、来访记录及处理意见等；
（五）各类统计资料、会计报表、原始凭证、预决算报告等；
（六）合同、协议书等；
（七）本单位获得的荣誉奖励证书、奖牌、奖杯等；
（八）其他需要归档保存的文书、图表、证照、声像、电子文件等各种形式的档案材料。
第二条 建立立卷归档制度。各类档案由各科室按照职责分工负责收集、整理，整理完毕后移交综合科统一管理。应归档材料各科室应及时进行收集、整理、分类，对有保存、查考、利用价值的要立卷归档，对不需归档的资料要责成专人监督销毁。档案整理要严格遵守法律法规有关规定，确保应归档的档案材料全部归档，确保档案材料的真实性、完整性和有效性，确保分卷正确、卷内材料排列有序、编号清楚、案卷题名正确、卷内目录无误、材料份数及页数与清单相符。要防止档案材料错装、漏装或丢失。
第三条 实行专人管理制度。各科室要指定专人负责档案的收集、整理，档案整理必须在本科室进行分类、立卷、装订、编号、归档，不得将档案材料私自带出。综合科必须指定专人负责档案管理工作，档案管理人员对接收的档案要认真编制纸质版和电子版档案管理登记薄，列明档案名称、册数（页数）、起讫时间、档案编号、应保管期限、存放位置等，做到有序保管、方便查阅、整齐美观、装具整洁。各类档案的保管期限要严格按国家有关法律法规执行。
第四条 社会代理机构代理的项目档案，由代理机构在中标通知书发出后30日内交政府采购和工程交易科，政府采购和工程交易科安排专人10日内审核完成，经科室负责人审核签字后移交档案室；中心代理的政府采购项目档案由项目负责人在中标通知书发出后30日内收集完成并经科室负责人签字后移交档案室。
第五条 班子成员每半年对档案归档情况进行抽查，确保交易档案全部归档；各科室次月1日将上月开标项目情况表报档案室管理人员，核对档案移交情况；各科室负责人每月核查项目清单与移交台账，重点检查漏交、迟交情况；综合科档案室会同对应业务科室每季度进行档案盘点，各科室对超期未移交档案说明原因。
第六条 档案整理完毕移交时，科室要搞好登记，档案整理人要准备好移交清单，经档案管理人员核对无误后共同签字办理移交手续，档案移交手续一式两份，双方各存一份，档案室移交手续由档案管理人员保管，存放档案室特定位置，以防丢失。
第七条 要加强各类档案保管场所的管理，做到防盗、防火、防水、防强光、防潮、防尘、防污染、防有害气体、防有害生物、防其他损毁，确保档案安全。
第八条 查阅档案必须填写《档案查阅审批登记表》报中心主要负责人审批，外单位人员查阅档案须凭单位介绍信和身份证办理审批手续；查阅者需摘抄、拍照、复印或复制的，必须在《档案查阅审批登记表》中具体说明；表中无具体说明或未获批准的，不得摘抄、拍照、复印或复制。
第九条 查阅档案必须在规定地点内查阅，档案管理人员对查阅者必须全程陪同并做好登记，要提醒和监督查阅者爱护档案材料，严禁拆卷、抽页、撕页、涂改或涂写标记，严禁污染或损毁档案。对违反规定者，按有关法律法规追究责任。
第十条 档案原则上不予外借。确有特殊情况确需借阅时，须经中心主要负责人批准，严格限定归还日期，履行审批手续和借阅手续。归还时需双方当面清点和检查，如发现遗失或损坏，要及时报告主要负责人进行处理。
第十一条 查阅、借阅中心档案的单位和个人，未经中心主要负责人同意不得公布档案内容。
第十二条 档案管理人员变更，必须编制档案交接清册，列明档案名称、册数（页数）、起讫时间、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容，交接清册一式两份，交接双方各执一份。交接双方要严格交接手续，按照交接清册所列内容逐项交接，分管负责人监交，交接完毕后,交接双方经办人员和监交人员在交接清册上签字确认。档案室交接手续由档案管理人员保管，存放档案室特定位置，以防丢失。
第十三条 严格按照有关法律法规规定向有关部门移交档案或者销毁已超过保管期限无保存价值的档案。
第十四条 严格保密制度。档案管理人员要严守党和国家的机密，自觉执行各项保密纪律，不得在私人笔记、日记上摘录文件中的机要内容，不得向家属子女或他人传讲机密事宜，不得擅自携带密级档案外出，违者视情节轻重给予行政处分。