第一章  总则

第一条 为进一步规范基础管理工作，切实加强交易档案管理，根据档案法和机关管理有关规定，结合公共资源交易实际，制定本规定。

第二条 本规定适用于所有进入威海市公共资源交易中心交易的项目档案的收集、管理和使用等。

第三条 档案作为反映公共资源交易活动的记录和史料，具有重要证明作用，应当严格规范保存。

 

第二章 职责和分工

第四条 档案工作实行统一领导，分工管理。

交易中心应当认真贯彻执行有关法律、法规，建立健全档案工作规章制度；指导有关文件、资料的形成、积累和归档工作；统一管理各类交易档案。

工程和产权交易科负责工程类招标投标、产权交易等项目档案的归档、整理、提供查询等。

政府采购和土地交易科具体负责货物和服务采购、国有土地使用权出让交易项目档案的归档、整理、提供查询等。

第五条  招标采购代理机构应当按照档案管理要求，及时向交易中心移交交易项目有关资料。

 

第三章 归档范围

第六条 交易服务过程中产生的电子文档、纸质资料和音视频等均应按照“一项一档”的要求统一归档。

（一）工程建设招投标项目归档资料应当包括以下内容：

1、招标文件（包括公告、质疑、答复、澄清）；

2、招投标情况书面报告（胶装成册）；

3、中标通知书；

4、施工合同；

5、监控光盘；

6、投标文件（主标在前）。

（二）货物服务采购项目归档资料应当包括以下内容：

1、采购文件（包括质疑、澄清、答复等）；

2、采购情况书面报告（胶装成册）；

3、成交通知书；

4、采购合同；

5、监控光盘；

6、投标（报价）文件。

（三）国有土地使用权出让项目归档资料应当包括以下内容：

1、市自然资源局制定的出让公告盖章版；

2、威海市公共资源交易平台（乳山市）发布的出让公告下载版；

3、政府批复（若无批复，需请示主要负责人同意）；

4、威海市公共资源交易平台（乳山市）发布的结果公告下载版；

5、竞得人营业执照复印件、法定代表人身份证复印件或授权委托书和代理人身份证复印件；

6、诚信承诺书；

7、竞买申请书；

8、竞买资格确认书；

9、成交确认书。

（四）国有产权交易项目归档资料应当包括：

1、《出让公告》（含交易须知），加盖公章；

2、《竞价记录》，需加盖公章；

3、《成交结果确认书》原件。

 

第四章 档案的整理、移交

第七条 整理的资料应当包括电子文档、纸质资料和音视频等。

第八条 交易资料归档整理应当符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）的要求。

第九条 档案资料采用A4纸胶装成册。光盘、U盘、磁盘等无法装订成册的可在项目档案中统一编页，单独保存。

第十条 归档的资料内容应当准确、完整、真实地反映项目交易过程。资料移交时，应当重点包括以下内容。 

1、资料上相关的编号、单位名称等是否正确无误；

2、相关资料是否有遗漏、错放等；

3、签字、盖章、日期等内容是否齐全；

4、目录是否与内容一致。

第十一条 必须确保档案整理的及时性，相关科室每月至少整理一次档案。

项目交易档案应当在整理结束后2日内送本中心档案室保存。

 

第五章 档案管理使用

第十二条 办公室负责档案库房的防虫、防霉、防湿、防火、防盗等工作。

第十三条 项目档案按照项目编号顺序进行存档摆放。卷内档案材料按照进场交易工作流程的顺序排列。  

第十四条 项目档案的保管期限定为永久和定期两种。属于重要进场交易项目，需长久利用的文件材料，列为永久保管；属于一般进场交易项目，在较长时期内有利用价值的文件材料，保管期限至少为15年。国家法律法规有规定的从其规定。  

进场交易项目档案的保管期限起始时间，从立卷之日算起。  

第十五条 档案管理人员应在每年的一季度对上年度移交的档案应完成编制目录工作，并制作档案清册，列明应管理的档案名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限等。档案清册应当永久保管。  

第十六条 保管期满的进场交易项目档案，经有关部门批准后，可按以下程序销毁。  

（一）档案管理人员按规定提出项目档案销毁清单及销毁意见，并登记造册。  

（二）销毁意见报交易中心主任同意。

（三）销毁进场交易项目档案时，分管副主任现场监销。

（四）监销人在销毁档案前需认真核对清点，销毁后应当在销毁清册上签字。

第十七条 每年对档案的整理、归档情况进行一次全面检查。

第十八条 公共资源交易档案原则上只提供现场查阅。

因工作需要，查阅、摘抄、复印档案的，需履行审批登记手续，并经分管领导同意；外借档案的，需报经主要领导同意。  

 

第六章  附则

第十九条 本办法自印发之日起执行。